Projet Mise en place d'une GED : Service juridique

Description

Le donneur d'ordres est un service juridique exerçant au sein d'une mutuelle nationale dont le siège social se trouve en Île de France. Ce service se compose de 5 personnes.

Dans le cadre d'une harmonisation de l'accessibilité aux informations, le donneur d'ordres souhaite l'installation d'une GED.

Seulement 5 personnes auront accès aux informations qui se composeront des dossiers actuellement sauvegardés sur leur disque dur PC.

Le contenu sera des documents Word, PDF, Emails, scans...

L'architecture d'accès sera simple : un administrateur ayant tous les droits et 4 à 5 utilisateurs qui pourront créer des dossiers, les modifier, ajouter du contenu.

Les utilisateurs devront accéder aux dossiers des autres intervenant en lecture et en ajout d'informations seulement. Le but est de permettre à chacun des utilisateurs d'accéder au contenu d'un dossier dans le cas d'une absence.
Attention,  certains dossiers ne seront visibles que par le créateur (Responsable du Service Juridique).

L'administrateur devra avoir accès à des statisques par demandeur et intervenant.

La GED sera installée dans le répertoire juridique créé sur un serveur Windows qui est commun à l'ensemble de l'entreprise.

L'archivage doit être illimité dans le temps. L'architecture de la mise en place des dossiers (rubriques) ne doit pas être modifiable sauf en cas de mises à jour exceptionnelles.

Le service gère environ 70 dossiers par mois soit environ 5000 à 6000 documents.

La GED doit contenir un moteur de recherche fonctionnant sur des mots clés, des rubriques, des intervenants...

Le donneur d'ordres attend les devis pour la mi juillet. La mise en place est prévue pour la fin 2011 voir début 2012.

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