Avant de concevoir un Intranet :
L'Intranet se destine aux collaborateurs
de l’entreprise elle-même.
De ce fait pour connaître les besoins
de l'utilisateur final, il est important
de commencer par un audit de la situation
générale. Pour cela, il
faut interroger l’utilisateur final
et le décideur de l’entreprise.
Bien souvent, on peut voir que les visions
sont divergentes entre le décideur
et l’utilisateur.
D'autre part, il faut essayer de cerner
les problèmes que l'employé
rencontre dans son travail quotidien face
à l'outil informatique, connaître
les processus de l’activité,
mettre en commun les ressources disponibles
de l'entreprise, penser aux évolutions
futures de l’outils et des services
associés…
Passé,
présent, futur de l’Intranet
:
On distingue trois générations
d'Intranet:
Durant les années 90, l’intranet
consistait principalement à transférer
de l'information d'un support papier vers
un support électronique : L'Intranet
de publication.
L'approche était nouvelle mais les
applications étaient peu stratégiques
et peu évolutive.
Aujourd'hui, l'Intranet est de type applicatif.
Les applications, y compris les applications
stratégiques, sont de plus en plus
présentes sur le Web. On utilise
des portails pour y accéder en totale
autonomi
L'Intranet prochain est qualifié
d’intranet environnemental. Il est
considéré comme une solution
de productivité généralisée
à l'ensemble des employés
et à l’ensemble des fonctions
de l’entreprise. On y favorise le
point d'entrée unique vers le système
d'information, tout en personnalisant l'environnement
de travail (simplicité, ergonomie,
rapidité…). On passe aux applications
collaboratives, personnalisables et adaptables.
De ce fait en ouvrant l'accès aux
réseaux distants, les garanties de
sécurité devront être
importantes.
Les
différents types d'Intranet implantés
dans les entreprises aujourd’hui
La gestion des connaissances (Knowledge
Management, KM) est, de par sa nature
même, une des principales finalités
de l'implémentation de services
Intranet / Extranet. Si certaines entreprises
cherchent à rationaliser leurs
bases documentaires en les unifiant, la
plupart multiplient les bases en fonction
des projets. C'est pourquoi le chantier
du KM reste prioritaire devant celui du
collaboratif ou même de l'intégration.
Dans les grandes entreprises françaises,
les grands axes d'intégration concernent
en priorité les applications client
serveur afin de rendre le navigateur Internet
en tant que client universel. Les ERP,
par exemple, ont suivi ce mouvement en
se dotant de volets Web intégrables
aux Intranets.
Ressources humaines, département
Finances, Achat, production, logistique
se dotent d'applications métier
dans le cadre d'un Intranet ou d'un Extranet.
L’avenir technique des Intranets
De nombreux aspects technologiques
rentrent en compte dans de tel projet.
- Les serveurs d'application.
Leur rôle est prépondérant
dans une architecture e-Business - ils
jouent le rôle de "constructeurs
d'application" à partir de
composants hétérogènes
- même si leur mise en place constitue
généralement un projet important.
-
Les EAI(Intégration des Applications
d'Entreprise).
Ces solutions sont essentielles pour un
Intranet applicatif tirant véritablement
parti de flux inter applicatifs (et donc
de processus métier complexes).
-
Les langages XML (eXtended Markup Language)
et Java.
XML s'impose de plus en plus comme le langage
standard pour la structuration de contenu.
Néanmoins, sa jeunesse et paradoxalement
sa souplesse (multiplicité de vocabulaires
métier) freinent sa progression dans
les entreprises. Le langage Java de Sun
est quant à lui de plus en plus présent
dans les entreprises, notamment par l'intermédiaire
de J2EE(Java 2 Platform serveur Edition).
Quand la technologie Java est utilisée,
elle l'est généralement pour
l'ensemble des développements Intranet,
car elle est jugée très fiable.
-
Les Web Services
L'objectif principal de cette récente
technologie est l'interopérabilité
des applications. La technologie n'est pas
encore assez connue et maîtrisée
pour que les entreprises s'y lancent à
corps perdu, mais suscite une importante
curiosité. L'intérêt
des Web Services et de la problématique
de l'intégration du XML est particulièrement
flagrant dans le cadre d'échanges
Business to Business par un Extranet.
-
Les solutions de "portail d'entreprise"
Concernant ces solutions, encore marginale,
on retrouve différentes orientations:
- systèmes orientés vers la
publication et le KM
- systèmes orientés vers le
"décisionnel"
- systèmes collaboratifs, offrant
de la gestion de contenu mais aussi de l'intégration
applicative, une connexion aux annuaires
LDAP, etc.
- outils de web-to-host (interfaçage
Web en remplacement de terminaux présentant
les applications hébergées
sur des grands systèmes).
Les
retombées de l'Intranet
Si techniquement, la mise au point d'un
Intranet peut s'avérer relativement
simple, il est par contre très difficile
de mesurer le retour sur investissements
(ROI). En effet, l'Intranet - quand l'entreprise
a su en assurer la promotion en interne
(par des opérations de communication,
une newsletter ou autre système allant
au devant de l'utilisateur pour lui rappeler
l'existence et l'utilité de l'outil
Intranet) - change la manière de
travailler de tous ses utilisateurs. Comment
mesurer financièrement ce changement
? Il est toutefois possible de comparer
les coûts de l'ancienne et de la nouvelle
architecture informatique. Par ailleurs,
pour se faire une idée fidèle
de ce que sera l'Intranet dans son entreprise,
il est possible de faire des tests sur une
population représentative de l'entreprise.
Ce test confère trois avantages.
Il permet de : juger le coût de la
maintenance du système, constater
les effets (positifs ou négatifs)
sur les employés, corriger les éventuelles
erreurs avant l'implémentation générale.
Le
cycle de vie d'un intranet
Comme tout produit ou service,
une application informatique, un intranet
s'inscrit dans un cycle de vie : il est
déployé en vue de répondre
à un ensemble de besoins métier
définis à un moment donné.
Avec l'évolution du contexte de l'entreprise
et de ses objectifs commerciaux et de production,
les fonctions de cette brique sont tout
naturellement amenées à changer
au fil des années.
Dans ce
contexte, comment envisager les montées
en puissance de son outil intranet ? Aux
dires de la plupart des experts, de tels
projets peuvent être menés
de deux façons : soit par le biais
de mises à jour successives suivant
l'apparition de nouveaux besoins, soit par
une politique de refontes ponctuelles. Cette
seconde possibilité est généralement
retenue lorsque les travaux planifiés
sont incompatibles avec la plate-forme technologique
choisie au départ
Le
suivi…
En amont de tout projet d'évolution,
il est recommandé de se poser un
certain nombre de questions. Globalement,
l'intranet en place est-il toujours en phase
avec les processus métier de l'entreprise
pour lesquels il avait été
initialement conçu ? A quels niveaux
se situent les éventuelles modifications
à effectuer (serveur, applicatif,
etc.) ? Est il possible de travailler sur
les bases techniques de l’ancienne
version ? etc.
Ces interrogations
permettent d'arbitrer entre les deux solutions.
Chacune présentant des avantages
et des inconvénients bien particuliers.
Moins onéreuse qu'une refonte complète,
une stratégie de mises à jour
ponctuelles est également moins risquée,
dans la mesure où elle repose principalement
sur une base technologique qui a déjà
fait ses preuves. Cependant, la base technique
peut se révéler gênante
au bon déroulement des futurs développements
(compatibilité des systèmes,
formatage des bases de données …)
notamment s'il s'adosse à des technologies
obsolètes ou peu robustes au regard
des dernières nouveautés du
marché.
RAZ
Avant de se lancer dans un chantier de redéploiement,
refonte complète, il est important
d'évaluer les ressources et le temps
nécessaires à une telle entreprise
et de s'assurer que l'infrastructure existante
ne permet pas d'atteindre le même
niveau à frais équivalents.
Derrière cette question se cache
celle du retour sur investissement du projet
(ROI) et des frais engendrés par
la remise à plat de l’existant.
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