Exemples de projets clos

Mise en place d'un projet de refonte évolutive du système d'informations d'un centre de formation associatif

Dans le cadre du développement de son activité de centre de formation pour adultes le donneur d'ordres recherche un prestataire pour la mise en place d'un projet web sur mesure en plusieurs lots. 


Un cahier des charges a été réalisé par le donneur d'ordres et sera disponible dans l'espace prestataires après acquisition de l'appel d'offres.

Le donneur d'ordres est une association Loi 1901 créée depuis 1960. 
Le donneur d'ordres indique ne pas être soumis à un appel d'offre public. 

L'association du donneur d'ordres est un centre de formation rattaché au Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. 

Le donneur d'ordres indique ne pas avoir d'enveloppe fixée pour ce projet et étudiera toutes propositions pertinente de la part des prestataires, il indique aussi que tous les prestataires qui lui feront une proposition recevront une réponse de sa part. 

But du donneur d'ordres: 
- Trouver le bon prestataire pour la réalisation de son projet. 

Le donneur d'ordres indique que son projet est divisé en 3 lots. 

Les délais de réalisations pour les lots sont les suivant: 
- Lot n°1 -> fin du 3ème trimestre 2018
- Lot n°2 -> fin du 2ème trimestre 2018
- Lot n°3 -> fin du 4ème trimestre 2018

Le donneur d'ordres indique au prestataire que la date butoire pour les réponses est le 26 Mars.

Dans le cadre du cadre du lot concernant le site internet du donneur d'ordres, celui-ci indique qu'il gérera son nom de domaine mais que le prestataire devra lui faire une proposition pour un hébergement sécurisé. 

Lot n°1: SITE WEB : captation et transformation
Il s’agit d’optimiser le site web actuel du donneur d'ordres mis en ligne en juillet 2016 et développé par un prestataire extérieur sur DRUPAL.

Tout en améliorant certains points forts du site actuel, les objectifs d’amélioration visent principalement à transformer un beaucoup plus grand nombre de visiteurs en leads puis en inscrits payants au tarif plein du donneur d'ordres.
Il faut aussi intégrer le fait que les dispositifs réglementaires et financiers de l'activité évoluent sans cesse et le site web doit pouvoir s’adapter et intégrer rapidement ces évolutions.

En préalable, un audit du site internet devra être effectué incluant des pistes d’amélioration sur le plan ergonomique et fonctionnel et en s’appuyant, en partie, sur les analyses réalisées par la société de webmarketing travaillant avec le donneur d'ordres.

En préalable, un audit du site internet devra être effectué incluant des pistes d’amélioration sur le plan ergonomique et fonctionnel et en s’appuyant, en partie, sur les analyses réalisées par la société de webmarketing travaillant avec le donneur d'ordres.

Objectif attendues:
- Modifier l’ergonomie et le graphisme du site vers plus d’efficacité et de lisibilité au regard du volume et de la diversité des informations accessibles;
- Adapter le site web aux nouveaux outils et usages numérique - Responsive Design – et aux personnes en situation d’handicap ;
- Adapter la présentation de l’offre de formation aux exigences de la nouvelle norme LHEO imposée par le gouvernement (cf. http://lheo.gouv.fr);
- Introduire des outils de réassurance efficaces sur le sérieux de la marque du donneur d'ordres, développant la confiance dans les formations proposées au travers notamment de témoignages d’adultes issus d’enquêtes internes de mesure de satisfaction ;
- Améliorer les outils de captation de données sur les visiteurs pour favoriser les actions de relance de la part des conseillers du donneur d'ordres (relances téléphoniques, mails, prises de rendez-vous, envois de devis). Par exemple et de façon non exhaustive : Call To Action (CTA), panier, demandes de dossiers d’inscription,... ;
- Améliorer l’efficacité des outils existants de simulation de parcours (choix des produits) et financière (choix entre les différentes hypothèses de financement et de tarifs) et permettre des simulations incluant une répartition sur plusieurs années ;
- Permettre la production et la transmission de devis annuels ou pluriannuels, sous différents formats et en intégrant automatiquement les plannings des formations ;
- Prévoir la possibilité d’une planification des mises à jour de certaines informations d’un semestre à l’autre. 

Fonctionnalités:
- Contenu de l’offre : enrichissement par des informations issues du scénario pédagogique, y compris vidéos (présentation, extraits de cours) et amélioration de la lisibilité globale de la présentation ;
- Témoignages (avis, vidéos,...) : publication avec filtre préalable de témoignages écrits d’auditeurs issus des enquêtes de satisfaction organisées en fin de formation, inclure des témoignages filmés ;
- Formulaires de contact individuels : adaptation du Call To Action, demande de rdv, demande de dossiers d’inscription, panier. Création de formulaires de contact pour les entreprises dans l’onglet « entreprises » ;
- Test de prérequis et d’auto positionnement avec implémentation d’un outil en ligne issu du scénario pédagogique pour tester son niveau en fonction de la formation visée avec réponse automatique et/ou personnalisée, pour tester son projet personnel et professionnel ;
- Simulation pluriannuelle du plan individualisé : construire sa propre programmation de formations sur plusieurs semestres et/ou années ;
- Panier : conserver ses données et les retrouver aisément, enregistrer plusieurs simulations ;
- Simulation financière individualisée : tunnel de conversion à optimiser en diminuant notamment les étapes, intégrer les nouvelles évolutions de financement pour les salariés et demandeurs d’emploi ;
- Devis : permettre à l’internaute d’éditer, d’enregistrer et de transmettre des estimations financières (devis) liées à un panier de formation;
- Pré-inscription : pouvoir commencer à saisir ses données liées au dossier d’inscription à partir de son panier ;
- Dossier d’inscription : demander l’envoi d’un dossier en contrepartie de données de contacts.

Lot n°2: DEVIS
Fonctionnalités attendues:
Les fonctionnalités à créer ou à modifier selon les utilisateurs sont :
- Du point de vue du prospect internaute : améliorer l’efficacité de l’outil de simulations financières (plusieurs possibles simultanément) accessible via le site web ainsi que la capacité à éditer, enregistrer, modifier et transmettre des estimations financières (devis) à des tiers.

- Du point de vue du conseiller (dans chacune des 7 antennes du donneur d'ordres en Bretagne ou à distance) : 
o Editer, enregistrer, modifier et transmettre des devis de formations individualisés en fonction du projet et du statut de chaque adulte ;
o Assurer le suivi et la relance de chaque devis, y compris auprès de financeurs tiers, en allant jusqu’à l’édition du contrat (convention de formation) et de ses annexes (Plan individuel de formation,...) ;
o Assurer le suivi et la relance de chaque devis généré via le site web par un individu ou un employeur.

- Du point de vue du pilote (choisi parmi les conseillers du donneur d'ordres) : assurer un pilotage global au travers d’un tableau de bord avec notamment la possibilité de réaffecter les suivis ;

- Du point de vue du financeur (conseiller OPCA ou Pôle Emploi) : pouvoir valider rapidement ou demander des modifications auprès du conseiller du donneur d'ordres ;

- Du point de vue du service financier du donneur d'ordres : créer, modifier ou choisir des modèles de devis en tenant compte du statut du prospect (salarié, demandeur d’emploi,...), et de l’évolution constante du cadre réglementaire (approximativement une fois par an), gérer la réception des devis pour engager le processus de
convention ;

- Du point de vue de l’employeur : permettre à des responsables RH d’entreprises de demander des devis pour une ou plusieurs formations HTT existantes et concernant un ou plusieurs salariés.

Lot n°3: CONTACTS
Processus:
Les contacts sont collectés de différentes sources :

o La plus importante en volume et en informations est le logiciel de scolarité Gescicc@ avec des données collectées de manière complète depuis 2010 soit environ 7000 contacts individuels;
o Les plus urgents à traiter : les leads venus du site web (CTA, panier,...) ;
o Les bases de données individuelles des salariés et enseignants vacataires ;
o Les réseaux sociaux,... ;

- Des statuts sont à créer et affecter aux contacts avec des actions liées à chaque statut;
- Un traitement spécifique des données d’entreprises sur la base des codes SIRET NAF doit être prévu (regroupement de filiales, identification de la branche,...) ;
- Une interface de mise en œuvre et de suivi d’actions spécifiques de communication et d’échanges est créée avec un historique ;
- Les droits d’accès aux fiches contacts et statuts font l’objet d’une gestion centralisée.

Fonctionnalités attendues:
- Centraliser les contacts issus de différentes bases dans une base unique ;
- Importer et récupérer l’ensemble des données existantes extraites principalement du logiciel de scolarité et du site web ;
- Créer et affecter des statuts aux contacts ;
- Enrichir les données en les complétant (exemple : attacher un SIRET à un nom d’entreprise soumis par un formulaire de lead) important des compléments depuis des bases de données extérieures au donneur d'ordres
- Consulter la base selon des critère multiples paramétrables et permettre des regroupements permanents ou temporaires de contacts individuels et/ou d’entreprises;
- Définir des actions à mener et à suivre par contact du début à la fin avec conservation de l’historique ;
- Définir et gérer des actions de communication collective par catégorie de contacts : publipostage, e-mailing, newslettre, réseaux sociaux ;
- Définir et gérer les droits d’accès.


Ergonomie des trois lots.
Les interfaces homme machine (IHM) feront l’objet d’une ingénierie concourante entre le prestataire et le donneur d'ordres selon une méthode à arrêter sur proposition du prestataire.

Le donneur d'ordres attend 5 devis de la part de prestataire issus des régions Bretagne et Pays de la Loire.
Il indique être joignable par téléphone de 10h à 17h tous les jours hors pause méridienne. 

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pour trouver le meilleur prestataire

 


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